1.3 Finanz- und Rechnungswesen
Rechnungslegung
Die modeco führt ein nach anerkannten Grundsätzen organisiertes Rechnungswesen mit einer Finanzplanung / Budget, Finanzbuchhaltung und eine Kosten- und Leistungsrechnung. (geregelt in: Kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung Art 957 ff OR)
Aufgaben des Rechnungswesens
Die Finanzbuchhaltung (externe Rechnung) zeigt die wertmässigen Flüsse mit externen Personen und Unternehmen auf. Sie erfasst chronologisch und systematisch den laufenden Geschäftsverkehr mit der Umwelt des Unternehmens. Zudem stellt sie die Schuld- und Forderungsverhältnisse (Bilanz) sowie die Aufwand- und Ertragslage in Form einer Erfolgsrechnung dar.
Leistungsvereinbarung
Zwischen der Bildungsdirektion des Kantons Zürich, vertreten durch das Mittelschul- und Berufsbildungsamt und der modeco besteht eine Leistungsvereinbarung. Der Leistungsvereinbarung (nachgenannt LV) unterstellt sind die Angebote über die beruflichen Grundbildung (BekleidungsgestalterInnen/DentalassistentInnen) und der berufsorientierten Weiterbildung (TheaterschneiderInnen).
Für ausserkantonale Lernende wird folgender Prozess eingeleitet (D1.3-02 Prozess Eintritte BG ausserkantonal).
Revision
Die modeco unterliegt mit Leistungsauftrag ab 1. Januar 2019 nicht mehr der eingeschränkten, sondern der ordentlichen Revisionspflicht nach Art. 727a des Obligationenrechts nachgenannt OR.
Dokumente (sämtliche Detailabläufe müssten erstellt werden)
Organisationsreglement: Auszug Aufgabenteilung FI/RW
Kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung (elektronischer Internetverweis auf Art 957 ff OR
Pflichtenheft Buchhalter (Regelung: Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung)
Verantwortlichkeitsmatrix
Unterschriftenregelung
Ablauf Budgetierung FI + KLR
Ablauf Jahresabschluss FI + KLR
D1.3-01 Prozess Kreditorenrechnungen
Lohnbuchhaltung
Die Aufbereitung der variablen Lohndaten (Stundenlohn, Spesen, Zusatzentschädigungen etc.) sind von der Direktorin visieren zu lassen. Als Hilfsmittel werden sämtliche zu erfassende variablen Daten auf dem Mutationsformular pro Lohnlauf festgeschrieben. Erfassung Absenzen (Krankheit, Unfall, Militär, unbezahlten Urlaub oder Zeitmanagement) sind nicht zu berücksichtigen. Meldung an die Sozialversicherungen (Krankheit, Unfall, Mutterschaft, Militär, Zivilschutz) sind innert zwei Wochen mit den vorgesehenen Formulare einzureichen. Kontrolle und Plausibilisierung der Zahlungen mittels monatlicher Durchsicht/Checkliste vor dem Lohnlauf. Lohnvorschüsse sind durch die Direktorin genehmigen und zu visieren lassen. Kopie der Auszahlungsquittung ist der Lohnbuchhaltung abzugeben. Die Erstellung der individuellen Lohnabrechnung wird auf der Abweichung (Vergleich mit Vormonat und Mutationsmeldung) sowie Beilage der Verarbeitungsprotokolle durch die Schulleitung kontrolliert und zur definitiven Verarbeitung mit Datum und Unterschrift bestätigt. Der Zahlungsauftrag wird elektronisch überwiesen und mit Kollektivunterschrift zu zweien (Direktorin, Präsident der Schulkommission, Finanzvorstand) autorisiert. Sämtliche ausgedruckte Auswertungsdokumente sind chronologisch pro Lohnlauf abgelegt. Die definitive Verbuchung in die Kosten- und Leistungsrechnung und Finanzbuchhaltung erfolgt nach Kontrolle. Die Abstimmung des Durchlaufkontos erfolgt monatlich.
Output (Akten als Resultat des Prozesses)
| Ident | Beschreibung | Referenz | Ort | Dauer |
|---|---|---|---|---|
A1.3-01 |
Leistungsvereinbarung | OHB1.3 | FR |
10 |
A1.3-02 |
Jahresrechnung | OHB1.3 | FR |
999 |
A1.3-03 |
Budget | OHB1.3 | FR |
5 |
A1.3-04 |
Revision | OHB1.3 | FR |
10 |
A1.3-05 |
Lohnbuchhaltung | OHB1.3 | FR |
10 |
A1.3-06 |
Kassenbeleg | OHB1.3 | FR |
10 |
A1.3-07 |
Hauptkasse | OHB1.3 | FR |
10 |
A1.3-08 |
Kleine Kasse | OHB1.3 | FR |
10 |
A1.3-09 |
Versicherungen | OHB1.3 | FR |
aktuell |