1.3  Finanz- und Rechnungswesen


Rechnungslegung

Die modeco führt ein nach anerkannten Grundsätzen organisiertes Rechnungswesen mit einer Finanzplanung / Budget, Finanzbuchhaltung und eine Kosten- und Leistungsrechnung. (geregelt in: Kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung Art 957 ff OR)

 

Aufgaben des Rechnungswesens

Die Finanzbuchhaltung (externe Rechnung) zeigt die wertmässigen Flüsse mit externen Personen und Unternehmen auf. Sie erfasst chronologisch und systematisch den laufenden Geschäftsverkehr mit der Umwelt des Unternehmens. Zudem stellt sie die Schuld- und Forderungsverhältnisse (Bilanz) sowie die Aufwand- und Ertragslage in Form einer Erfolgsrechnung dar.

 

Leistungsvereinbarung

Zwischen der Bildungsdirektion des Kantons Zürich, vertreten durch das Mittelschul- und Berufsbildungsamt und der modeco besteht eine Leistungsvereinbarung. Der Leistungsvereinbarung (nachgenannt LV) unterstellt sind die Angebote über die beruflichen Grundbildung (BekleidungsgestalterInnen/DentalassistentInnen) und der berufsorientierten Weiterbildung (TheaterschneiderInnen).

 

Revision

Die modeco unterliegt nicht der ordentlichen sondern der eingeschränkten Revisionspflicht nach Art. 727a des Obligationenrechts nachgenannt OR.

 

Dokumente (sämtliche Detailabläufe müssten erstellt werden)

Organisationsreglement: Auszug Aufgabenteilung FI/RW

Kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung (elektronischer Internetverweis auf Art 957 ff OR

Pflichtenheft Buchhalter (Regelung: Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung)

Verantwortlichkeitsmatrix

Unterschriftenregelung

Ablauf Budgetierung FI + KLR

Ablauf Jahresabschluss FI + KLR

 

Lohnbuchhaltung

Die Aufbereitung der variablen Lohndaten (Stundenlohn, Spesen, Zusatzentschädigungen etc.) sind von der Direktorin visieren zu lassen. Als Hilfsmittel werden sämtliche zu erfassende variablen Daten auf dem Mutationsformular pro Lohnlauf festgeschrieben. Erfassung Absenzen (Krankheit, Unfall, Militär, unbezahlten Urlaub oder Zeitmanagement) sind nicht zu berücksichtigen. Meldung an die Sozialversicherungen (Krankheit, Unfall, Mutterschaft, Militär, Zivilschutz) sind innert zwei Wochen mit den vorgesehenen Formulare einzureichen. Kontrolle und Plausibilisierung der Zahlungen mittels monatlicher Durchsicht/Checkliste vor dem Lohnlauf. Lohnvorschüsse sind durch die Direktorin genehmigen und zu visieren lassen. Kopie der Auszahlungsquittung ist der Lohnbuchhaltung abzugeben. Die Erstellung der individuellen Lohnabrechnung wird auf der Abweichung (Vergleich mit Vormonat und Mutationsmeldung) sowie Beilage der Verarbeitungsprotokolle durch die Schulleitung kontrolliert und zur definitiven Verarbeitung mit Datum und Unterschrift bestätigt. Der Zahlungsauftrag wird elektronisch überwiesen und mit Kollektivunterschrift zu zweien (Direktorin, Präsident der Schulkommission, Finanzvorstand) autorisiert. Sämtliche ausgedruckte Auswertungsdokumente sind chronologisch pro Lohnlauf abgelegt. Die definitive Verbuchung in die Kosten- und Leistungsrechnung und Finanzbuchhaltung erfolgt nach Kontrolle. Die Abstimmung des Durchlaufkontos erfolgt monatlich.

F1.3-01 Kassenbeleg (EXCEL)

F1.3-02 Hauptkasse (EXCEL)

F1.3-03 Kleine Kasse (EXCEL)

 

Risikobeurteilung

Die Direktion ist verantwortlich für eine periodische Risikobeurteilung; F1.3-04 Risikobeurteilung aller modeco Prozesse (EXCEL)

 




Output (Akten als Resultat des Prozesses)


Ident Beschreibung Referenz Ort Dauer

A1.3-01

Leistungsvereinbarung

OHB1.3

FR

10

A1.3-02

Jahresrechnung

OHB1.3

FR

999

A1.3-03

Budget

OHB1.3

FR

5

A1.3-04

Revision

OHB1.3

FR

10

A1.3-05

Lohnbuchhaltung

OHB1.3

FR

10

A1.3-06

Kassenbeleg

OHB1.3

FR

10

A1.3-07

Hauptkasse

OHB1.3

FR

10

A1.3-08

Kleine Kasse

OHB1.3

FR

10

A1.3-09

Versicherungen

OHB1.3

FR

aktuell

A1.3-10

Risikobeurteilung aller modeco Prozesse

OHB1.3

Dir

5