0.3 Struktur Orgsys modeco
Das vorliegende Organisationssystem entspricht dem integrierten Qualitäts- und Managementsystem gemäss den Anforderungen nach ISO 29‘990. Im Organisationshandbuch OHB ist das umfassende Führungs- und Qualitätsverständnis der modeco festgehalten und in dessen Kapitel 0 die Rahmenbedingungen dargestellt. Die Nummerierung der OHB Kapitel entspricht der Prozessstruktur der modeco.
Komplexe Abläufe und Verfahren in in sich abgeschlossenen Prozessen (mit P... identifiziert) umschrieben und festgehalten. P0.3-01 regelt z.B. das Standard-Layout der Prozesse.
Die weiteren Stufen der modeco -Organisationspyramide enthalten die weiteren Unterlagen, welche für ein gutes Funktionieren der modeco sinnvoll sind. Wo nicht anders umschrieben, sind diese Dokumente wie folgt identifiziert:
- ein Formular mit einem F, gefolgt von der Kapitel-Nr. des Prozesses, einer fortlaufenden Nummer beginnend mit 01 und dem Änderungsindex beginnend mit A. (Beispiel: F2.6-02A identifiziert das erste umschriebene Formular betreffend Mitarbeiterbeurteilung Einschätzung der Kernkompetenzen). Ein Formular entspricht der Kurzform einer Arbeitsanweisung.
- ein allgemeines modeco -Dokument mit einem D gefolgt von der Kapitel-Nr. des Prozesses, einer fortlaufenden Nummer beginnend mit 01 und dem Änderungsindex beginnend mit A.
Die unterschiedliche Tiefe der Darstellung der einzelnen Organisationselemente basiert auf einer Risikoabschätzung mit den Dimensionen
- Komplexität des Prozesses
- Auswirkung bei Nichteinhalten der Vorgaben
Prinzipiell soll die Umschreibung so einfach wie möglich, aber auch so genau wie nötig sein.
Zu archivierende Dokumente (mit modeco -weiter Bedeutung) sind mit einem A bezeichnet, gefolgt von der Kapitel-Nr. des Prozesses, einer fortlaufenden Nummer beginnend mit 01 und evtl. einem Zusatz, wie einem Änderungsindex oder einer Identifikation einer Periode (Beispiel: A0.4-01 identifiziert die externen Auditberichte der modeco). Der Zugang zu diesen Items ist (mit Einschränkung nur für die Berechtigten) sowohl im jeweiligen Prozess, als auch in der Funktion „Akten und Archiv“ dargestellt.
Die Anweisung für das Records Management des Organisationshandbuchs (Anweisungsdokumente) ist in D0.3-01 umschrieben.
Einige wichtige Formulare und Dokumente sind via Top Docs von jeder Seite aus oben abrufbar.